Klubbens verksamhetsplan för verksamhetsåret 2015 - 2016
Verksamhetsplan 2015/2016
President Ann-Charlotte Hellberg
Beskrivning av klubben
Antalet medlemmar: 46
- varav kvinnor: 18%
Medelålder: 70 år
Genomsnittlig närvaro: 54%
Lunchmöten på måndagar kl 12.15 å Sjöpaviljongen, Alviks strand i Bromma.
Stockholm-Västerled Rotaryklubb är en väl fungerande klubb. Atmosfären är trevlig och kamratlig, gäster kommer till lunchmöten och den interna organisationen är välorganiserad. Ett antal externa aktiviteterna genomförs varje år (företagsbesök, kultur, mm). Lunchföredragen har genom åren varit intressanta och uppskattade, mycket tack vare de programansvarigas engagerade insatser. Det finns, som jag ser det, mot bakgrund här ingen anledning att göra några radikala ändringar i klubbens organisation eller verksamhet. Det innebär dock inte att problem saknas eller att det inte skulle finnas utrymme för att pröva nya idéer.
Nyrekryteringen är låg, en utveckling som har hållit i sig och skulle kunna innebära problem framöver (t ex sjunkande närvaroantal, svårare att nyrekrytera, färre aktiva funktionärer).
Medlemsrekryteringsproblemet är inte unikt för klubben eller för föreningslivet i allmänhet och speglar en samhällelig trend som tidigare Presidenter också har konstaterat. Dock står det utom allt tvivel att medlemsvärvningen under de närmaste åren måste prioriteras samt att fler kvinnor bör värvas.
En därmed sammanhängande fråga är problemet med att få nya medlemmar att stanna i klubben längre än under en kortare introduktionsperiod. Viktigt är att de nya känner sig välkomna, väl omhändertagna och generöst bemötta samt att de finner medlemskapet meningsfullt och själva hittar en uppgift i den dagliga klubbverksamheten.
Introduktion av nya medlemmar kommer att prioriteras under verksamhetsperioden genom deltagande av alla nya medlemmar på distriktskonferensen, samt genom mentorskap som klubben anordnar. Flera nya dokument med presentation av klubben och registrering av gäster som hjälper till att följa upp presumtiva medlemmar kommer att tas fram enligt modell från Täby. Medlemsvårdsfrågor kommer att prioriteras.
En ambition måste också vara att få så många av klubbmedlemmarna som möjligt engagerade i olika kommittéer och projekt. Under 2015/16 kommer organisationsstrukturen och kommittéernas arbeten att utvärderas och redovisas i samband med ett lunchmöte.
Under årens lopp har en rad utländska stipendiater varit kopplade till klubben. Under kommande år kommer en utbytesstudent. Det gäller att finna en väl fungerande rutin att ta hand om utländska utbytesstudenter så att vi kan stötta på ett sätt som förväntas av oss. Vi skall vara stolta över att vara en klubb med många studentutbyten på vårt konto, men det förpliktar också! Det är både roligt och nyttigt att ägna studenterna en dag eller två under året. Planering med eventuellt en jourlista kan vara ett bra verktyg, men det aktiva engagemanget från flera medlemmar måste öka. Detta ansvar ska åligga den ansvarige för ungdomsutbyten och presenteras i samband med Rotarylunch.
Planer och projekt
Mål för verksamheten (ej rangordnat)
1. Bibehålla och helst öka medlemsantalet. Lägga fokus på att värva fler kvinnor.
Förbättra medlemsvården i fråga om nya medlemmar genom att utse mentorer
Förbättra informationen i klubben och utveckla klubbens hemsida
Hitta alternativa lösningar i finansieringsfrågan
Aktivt arbeta med klubbens definierade projekt
Medlemsvärvning och medlemsvård
En arbetsgrupp med klubbmästaren som ansvarig ledare ska bildas med uppgift att arbeta med medlemsrekrytering. Sammankallande har till uppgift att stimulera en diskussion inom gruppen om hur nya medlemmar skall kunna värvas. Rekrytering får dock vara en angelägenhet för alla med tungvikt på aktiva arbetande medlemmar. Förhoppningen är att kunna rekrytera 4 nya medlemmar under året.
Många yrkesgrupper är inte företrädda i klubben. En systematisk registergenomgång kan ge uppslag.
Klubben har en genomsnittlig närvaro på 54 %. Från och med maj 2015 har dock närvaron minskat. För att öka närvaron och därmed förhoppningsvis engagemanget hos medlemmarna ska vi under verksamhetssåret ta kontakt med de medlemmar som har låg närvaro.
Ett annat område är att lära känna varandra bättre (framförallt värdefullt för våra nyare medlemmar).
Medlemsvården inkluderar även att ha kontinuerlig kontakt med våra äldre och sjuka medlemmar och uppvakta på högtidsdagar.
Hemsida - information
Rotary Foundations satsning på ny hemsida och nya verktyg kommer att positivt påverka Rotary Västerleds hemsida. Hemsidan uppdateras under våren 2015 med aktuell information, bilder, referat, etc.
En ny matrikel för Rotary Västerled har getts ut 2015. En ansvarig person för informations och PR frågor har utsetts. Rotarys nya grafiska profil ska användas i fortsättningen.
Underlag till information om klubbens verksamhet bör lämnas till Rotary Norden och Guvernörens Månadsbrev.
Finansiering
Finansiering av klubbens verksamhet har diskuterats vid ett flertal tillfällen. En stor del av medlemsintäkterna går till ”Rotary administrationen”. Projekt o dylika aktiviteter finansieras främst via lotterier. Den enskilt största övriga finansieringskällan är den årliga Jazzfesten på Nalen. Därmed blir det oftast samma medlemmar som bidrar, eftersom lotterierna anordnas i samband med medlemsmöten. Externa finansiärer skulle behöva tillföras. En kommitté för Jazzfesten på Nalen 2016 har bildats och haft sitt första möte under april 2015.
Klubbens projekt
Nalen
Bromma Gymnasium
Gulbene
Fryshuset/Lugna gatan, distriktets integrationsprojekt (i samarbete med andra västerortsklubbar)
Vad ska känneteckna klubbens verksamhet om 3 år, vilka mål ska ha uppnåtts och hur har klubben arbetat för att ha nått sina mål?
Klubben måste inom samtliga tjänster arbeta mer långsiktigt och inte endast inför nästkommande verksamhetsår. På en tre års sikt bör vi sträva efter att ha nyrekryterat ett antal medlemmar, sänkt medelåldern och ha en ekonomisk situation som tillåter klubben att driva ett antal projekt både i närområdet och tillsammans med våra utländska vänklubbar. För att nå detta måste vi ha ett brett engagemang från fler av klubbens medlemmar än för närvarande
Klubbens arbete
Inre organisation
Ett antal kommittéer/klubbtjänster arbetar med olika områden i klubben. Hitintills har dessa ofta drivits av en mycket engagerad klubbmedlem. Under kommande verksamhetsår skall vi sträva efter att engagera fler medlemmar i de olika grupperna så att arbetet för varje medlem inte blir alltför betungande. Arbetsgrupper som bildats bör också uppmuntras att producera resultat och kontinuerligt redovisa dessa på klubbmöten eller hemsidan. I enlighet med Lagrådets beslut har en ny tjänstegren inrättas – Ungdomskommittén (ungefär motsvarande Nya Generationer). Samarbete mellan denna och Yrkestjänsten (med anledning av Bromma Gymnasium samarbetet) skulle kunna effektivisera arbetet.
Programkommittéen
Per Tronêt är ansvarig för programkommittén under verksamhetsåret. Lunchmötena är uppskattade av medlemmarna, men innebär samtidigt att alla kommitté- och gruppmöten måste ske på annan tid – tid som ofta är svår att hitta. Några möten kommer att ägnas åt Rotariana och Rotarys inre arbete.
Övriga möten under året kommer att vara två klubbsamråd och andra aktiviteter anordnade av klubbtjänsten samt kommittéarbete.
Klubbtjänsten
Carl Eelde är ansvarig klubbmästare för verksamhetsåret. Ett antal besök planeras under året både inom kultur och företagsverksamhet. Två klubbsamråd planeras i samarbete med programkommittén, ett möte på hösten och ett under våren 2015.
Yrkestjänsten
Gunnar Ewetz är ansvarig för yrkestjänsten. Ett framgångsrikt arbete har gjorts med Bromma Gymnasium under ett antal år och detta arbete skall vi fortsätta med. Sedan fyra år delar klubben ut stipendier till elever på Ekonomiprogrammet som driver UF-projekt (Ung Företagsamhet). Dessa är mycket uppskattade och innebär en kontinuerlig kontakt och närvaro av Rotary i Bromma Gymnasium.
Klubbens aktiva stöd till ungdomsverksamheten i Brommaregionen bör fortsätta. Här har även A12 stipendierna bidragit stort. Ett aktivt samarbete bör finnas mellan A12, yrkestjänsten och ungdomskommittén.
Rotarys ursprungliga idé, att informera om och utnyttja yrkeskunskap över yrkesgränserna, är delvis föråldrad i dagens samhälle. Det är likväl berikande med en bred yrkesbas i en klubb. Det kan konstateras att många yrkeskategorier inte är företrädda i klubben, vilket i och för sig inte är ett stort problem, men en systematisk genomgång av Brommayrken skulle kunna ge uppslag till nya medlemmar. Vidare kan en översyn av företagen vid Alviks Strand samt föredragshållarnas företag ge uppslag.
Ungdomstjänsten/Rotary Ungdomsutbyte
Marinne Waplan är ansvarig. Under verksamhetsåret 2014-15 har en utbytesstudent från Västerled åkt till USA. Under verksamhetsåret 2015/16 kommer en student att åka med SVRK som ansvarig ”hemmaklubb”. Klubben har en utbytesstudent från Australien för året 2014/15. I augusti 2015 kommer också en student från Kanada på utbyte. Dessa studenter stöttar klubben på olika sätt. Ungdomskommittén har uppdraget att organisera arbetet så att ungdomsutbytet blir berikande för utbytesstudenten och på ett effektivt sätt för klubben. Vi skall sträva efter att ett antal medlemmar är engagerade att ta med studenten på olika aktiviteter under året, dels för att visa studenten mer av Sverige, dels för att avlasta värdfamiljen. Johan Lurén koordinerar.
Samhällstjänsten
Ulf Tegnér är ansvarig. Eftersom nettointäkten från Nalen går till projekt i nära anslutning till Samhällstjänsten ligger Nalenprojektet under denna kommitté. För att effektivt kunna arbeta med Nalen projektet måste man arbeta med framförhållning. En tidshorisont på ca 5 år måste eftersträvas. Projektgrupp för nästa Jazzkväll på Nalen 2015/16 har bildats och startat sitt arbete.
I övrigt har Distriktet förordat att man under det kommande verksamhetsåret skall arbeta med integration. Det har även diskuterats bland klubbarna i Västerort att göra detta gemensamt för att underlätta arbetet. Integration kan tolkas brett. Vad västerortsklubbarna har enats om är integration av personer födda utanför Sverige och som är tämligen nyanlända i Sverige och då företrädesvis i Västerort. Arbetet med integration bedriver vi genom intäkter från Jazzkvällen samt med stipendier i BG och A12. Dessa medel stöttar olika integrationsprojekt.
Internationella tjänsten
Erik Tiblom är ansvarig. Vi har vänklubbar i Rodgau (utanför Frankfurt am Main) och Gulbene (i östra Lettland). Under året som gått har resor anordnat till dessa klubbar. En resa till Rodgau i samband med denna klubbs 10-årsjubileum planeras i november. Dessa möten är viktiga och berikande.
PolioPlus har länge varit ett prioriterat mål för Rotary generellt. Så länge som det fortfarande bryter ut Polio, bör klubben bidra. Medel till Polio Plus bör beslutas efter samråd på klubbmöte.
The Rotary Foundation
Johan Wahlgren är ansvarig för Rotary Foundation.
PR/Information
Stig Johansson utsågs 2014 till PR-ansvarig. Han kommer att arbeta i nära samarbete med Presidenten och sekreteraren.
Ekonomi
Bengt Högberg är skattmästare i klubben.
Som nämnts ovan har Nalen projektet i många år varit klubbens viktigaste inkomstkälla (utom årsavgifterna). En annan återkommande källa har varit lotterier, där Titti Winbladh har varit den enskilt största donatorn till vinstbordet med en rad fina och uppskattade vinster. Titti Winbladh lämnar nu klubben och vi får aktivera oss för att hitta andra attraktiva priser. Även vin- och Champagnedonationer har bidragit. Ytterligare inkomstkällor – gärna externa - måste dock tillföras för att klubben skall kunna genomföra olika projekt. En lösning på de praktiska problemen måste eftersträvas och finansieringsplaneringen måste ha en framförhållning på ca 2-3 år. Diskussioner har även upptagits på distriktsnivå för att finna en lösning.
Övriga funktionärer
IT Samordnare Berne Landgren
GSE John Lurén
Sekreterare och Matrikelansvarig Sten Mortensen
Inkommande President Per-Erik Wallin
Finansieringsfrågor Bengt Högberg
Medlemsfrågor Carl Eelde
A12 Torbjörn Palmqvist
Revisorer Jan-Åke Sjöström och Bertil Wennström
Bromma 2015-05-24
Ann-Charlotte Hellberg
Inkommande president 2015-16
STOCKHOLM-VÄSTERLED ROTARYKLUBB
